Encontre e controle a versão certa

O Vindula reúne arquivos que já estão digitais em uma biblioteca corporativa com categorias, busca, permissões, versionamento, vigência e histórico.

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Arquivos já digitais • Categorias e metadados • Busca • Versão e vigência

Busca de documentos por texto, categoria e período na Biblioteca do Vindula

Busca com filtros e categorias em um acervo de documentos digitais.

Funcionalidades existentes

O que o Vindula entrega para o acervo digital

Recursos atuais da Biblioteca para organizar, localizar, controlar e distribuir documentos digitais dentro da empresa.

Organização do acervo

Estruture documentos por categoria, contexto e metadados para reduzir a dependência de nomes de arquivo e pastas soltas.

  • Categorias hierárquicas

    Organize o acervo em árvores de categorias com configurações herdadas por nível.

  • Campos e etiquetas

    Use campos personalizados e etiquetas para classificar, filtrar e contextualizar documentos.

  • Coleções selecionadas

    Reúna documentos escolhidos em coleções internas com ordenação manual, busca e filtros.

  • Modo registro

    Agrupe documentos por um campo identificador, como colaborador, contrato, matrícula, obra ou processo.

Busca e consulta

Encontre documentos por nome, categoria, campos, etiquetas e conteúdo processado, com visualização no próprio ambiente.

  • Busca com filtros

    Combine texto, categoria, etiqueta, período e ordenação para chegar ao conjunto certo.

  • Conteúdo pesquisável

    O processamento de documentos extrai conteúdo para apoiar a busca em PDFs e imagens.

  • Visualização controlada

    Consulte PDFs, vídeos e áudios no visualizador do Vindula conforme as permissões definidas.

  • Consulta assistida por IA

    Quando habilitada, a IA ajuda a consultar o conteúdo e apresenta referências aos trechos usados na resposta.

Controle documental

Mantenha versão, vigência, histórico e acesso sob controle sem tratar todo arquivo como uma cópia isolada.

  • Histórico de versões

    Registre novas versões com data, autoria e status de processamento.

  • Comparação e restauração

    Compare versões e retome uma versão anterior como nova referência, preservando o histórico.

  • Vigência e vencimento

    Configure validade global, por categoria ou por documento, com avisos e bloqueios conforme a política.

  • Permissões e públicos

    Controle quem pode consultar, administrar, compartilhar ou baixar documentos e categorias.

Distribuição e conexões

Conecte o documento oficial a leituras, assinaturas, comunicação e provedores de arquivos quando o fluxo exigir.

  • Leitura obrigatória

    Vincule documentos a obrigações com público, prazo, prioridade e acompanhamento de progresso.

  • Assinatura eletrônica

    Conecte documentos a fluxos de aceite ou assinatura com destinatários, evidências e acompanhamento.

  • Feed e Chat

    Compartilhe documentos da Biblioteca nos canais internos respeitando as regras de acesso.

  • Google Drive e Microsoft

    Quando configuradas, integrações com Google Drive, OneDrive e SharePoint apoiam vínculo, importação e sincronização.

Biblioteca em uso

Organização e controle visíveis no próprio acervo

Coleção de documentos de engenharia organizada na Biblioteca do Vindula

Coleções para reunir documentos relacionados

Documentos selecionados podem ser apresentados em uma coleção com busca, categorias, etiquetas e ordenação definida pela equipe.

Histórico com comparação e restauração de versões de um documento no Vindula

Histórico e comparação de versões

A equipe acompanha a versão atual, compara alterações e pode restaurar uma versão anterior preservando o histórico.

Controle operacional

O que a equipe passa a controlar

O acervo deixa de depender somente da pasta ou do nome do arquivo e passa a reunir contexto, acesso, versão e vigência.

Estruturar arquivos já digitais por categoria, campo, etiqueta e coleção.

Localizar documentos por texto, filtros e conteúdo processado.

Definir quem pode visualizar, administrar, compartilhar ou baixar cada conteúdo.

Acompanhar versão atual, histórico, autoria e alterações do documento.

Configurar vigência, alertas e restrições para documentos vencidos.

Agrupar documentos por colaborador, contrato, matrícula, obra ou outro identificador.

Vincular documentos a leitura obrigatória ou assinatura quando houver necessidade de evidência.

Conectar provedores externos ao acervo quando as integrações estiverem configuradas.

Consulta assistida por IA

Como funciona a análise de documentos com IA

No visualizador de PDFs, o usuário pode pedir um resumo, identificar pontos importantes ou fazer perguntas sobre o conteúdo. A resposta é construída a partir de trechos do próprio documento e apresenta as referências utilizadas.

01

Conteúdo preparado para consulta

O processamento extrai o texto do PDF para que o conteúdo possa ser pesquisado e usado para responder às perguntas.

02

Pergunta focada no documento

O usuário pode pedir um resumo, os pontos principais ou ações e recomendações. A consulta recupera somente trechos relevantes do documento aberto.

03

Resposta com referências

A IA indica os trechos usados na resposta. Se não encontrar conteúdo suficiente, informa que o documento não traz informação suficiente para responder.

Classificação assistida

IA também pode apoiar títulos e campos

Quando configurado, o pós-processamento usa o conteúdo extraído para sugerir títulos ou preencher campos personalizados definidos pela empresa.

Configuração de pós-processamento por IA para títulos e campos personalizados na Biblioteca do Vindula
Configuração opcional de ações de IA após o processamento do documento.
Disponibilidade e limites. A consulta depende da capacidade de IA habilitada e de um PDF com texto processado. Ela segue as permissões de visualização do documento e apoia a leitura; o arquivo original continua sendo a fonte de conferência.

Do arquivo disperso ao acervo organizado

Uma biblioteca corporativa para o conteúdo que sua empresa já produz

A organização pode começar pelos arquivos digitais existentes. Categorias, campos, etiquetas e permissões dão contexto ao acervo; busca, versões e vigência apoiam a consulta e a manutenção ao longo do tempo.

Biblioteca Corporativa do Vindula com categorias, busca e documentos

Gestão documental

Conheça em detalhe os recursos de versão, vigência, categorias, modo registro e rastreabilidade do GED.

Saiba mais

Google e Microsoft

Veja como Google Drive, OneDrive e SharePoint podem se conectar à Biblioteca conforme o projeto.

Saiba mais

Assinatura eletrônica

Use o documento organizado como origem de fluxos com destinatários, acompanhamento e comprovantes.

Saiba mais

Comunicação interna

Leve o documento oficial para publicações e canais internos sem perder as regras de acesso.

Saiba mais

Onde faz mais sentido

Cenários em que o acervo ganha valor operacional

A aderência é maior quando documentos mudam ao longo do tempo, atendem públicos diferentes ou precisam ser encontrados com contexto.

Políticas e procedimentos

Quando normas, POPs e instruções precisam de versão, vigência, público e consulta controlada.

Operações com várias unidades

Quando áreas, lojas, obras, plantas ou filiais precisam consultar a mesma fonte oficial.

Documentos por registro

Quando o acervo precisa ser agrupado por colaborador, matrícula, contrato, obra ou processo.

Materiais oficiais recorrentes

Quando modelos, manuais e documentos de referência mudam ao longo do tempo e precisam de histórico.

FAQ

Perguntas sobre o acervo digital no Vindula

Respostas diretas sobre o escopo atual da Biblioteca e os limites desta oferta.

O Vindula digitaliza documentos em papel?

Não. Esta oferta trata da organização e gestão de arquivos que já estão digitais. Digitalização física, transporte, guarda e descarte de documentos não fazem parte das funcionalidades atuais do Vindula.

O que forma um acervo digital no Vindula?

A Biblioteca reúne documentos, vídeos e áudios em categorias, coleções, campos personalizados e etiquetas. O conteúdo pode ter permissões, versões, vigência, histórico e vínculos com outros fluxos da plataforma.

É possível pesquisar dentro dos documentos?

Sim. O processamento extrai conteúdo para apoiar a busca em PDFs e imagens. Quando a capacidade de IA está habilitada, também é possível fazer consultas assistidas com referência aos trechos usados na resposta.

Como o acesso aos documentos é controlado?

Permissões definem quem pode consultar e administrar categorias e documentos. O compartilhamento no Feed e no Chat respeita as regras de acesso do conteúdo original.

O acervo substitui Google Drive, OneDrive ou SharePoint?

Não necessariamente. Quando configuradas, as integrações podem vincular, importar ou sincronizar conteúdos desses provedores com a Biblioteca. O desenho depende das credenciais, permissões e do escopo definido para a empresa.

Como começa a organização do acervo?

O ponto de partida é definir categorias, campos, etiquetas, públicos e regras de acesso. Depois, os arquivos podem entrar por upload ou pelas integrações configuradas, com processamento e revisão dentro da Biblioteca.

O Vindula garante validade jurídica para todo documento?

Não. O Vindula oferece organização, controle de acesso, histórico, leitura obrigatória e fluxos de assinatura. A validade de cada documento ou assinatura depende do tipo de ato, das regras aplicáveis e da configuração adotada pela empresa.

Veja como seus arquivos digitais podem ganhar organização e controle

Na demonstração, mostramos categorias, busca, permissões, versões, vigência e os recursos configuráveis que fazem sentido para o seu acervo.

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