Encuentra y controla la versión correcta

Vindula reúne archivos que ya son digitales en una biblioteca corporativa con categorías, búsqueda, permisos, versionado, vigencia e historial.

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Archivos ya digitales • Categorías y metadatos • Búsqueda • Versión y vigencia

Búsqueda de documentos por texto, categoría y período en la Biblioteca de Vindula

Búsqueda con filtros y categorías en un archivo de documentos digitales.

Funcionalidades existentes

Lo que Vindula ofrece para el archivo digital

Recursos actuales de la Biblioteca para organizar, localizar, controlar y distribuir documentos digitales dentro de la empresa.

Organización del archivo

Estructura documentos por categoría, contexto y metadatos para reducir la dependencia de nombres de archivo y carpetas sueltas.

  • Categorías jerárquicas

    Organiza el archivo en árboles de categorías con configuraciones heredadas por nivel.

  • Campos y etiquetas

    Usa campos personalizados y etiquetas para clasificar, filtrar y contextualizar documentos.

  • Colecciones seleccionadas

    Reúne documentos seleccionados en colecciones internas con orden manual, búsqueda y filtros.

  • Modo registro

    Agrupa documentos por un campo identificador, como colaborador, contrato, matrícula, obra o proceso.

Búsqueda y consulta

Encuentra documentos por nombre, categoría, campos, etiquetas y contenido procesado, con visualización en el propio entorno.

  • Búsqueda con filtros

    Combina texto, categoría, etiqueta, período y orden para llegar al conjunto correcto.

  • Contenido consultable

    El procesamiento de documentos extrae contenido para apoyar la búsqueda en PDF e imágenes.

  • Visualización controlada

    Consulta PDF, videos y audios en el visor de Vindula según los permisos definidos.

  • Consulta asistida por IA

    Cuando está habilitada, la IA ayuda a consultar el contenido y presenta referencias a los fragmentos usados en la respuesta.

Control documental

Mantén versión, vigencia, historial y acceso bajo control sin tratar cada archivo como una copia aislada.

  • Historial de versiones

    Registra nuevas versiones con fecha, autoría y estado de procesamiento.

  • Comparación y restauración

    Compara versiones y recupera una versión anterior como nueva referencia, preservando el historial.

  • Vigencia y vencimiento

    Configura vigencia global, por categoría o por documento, con avisos y bloqueos según la política.

  • Permisos y públicos

    Controla quién puede consultar, administrar, compartir o descargar documentos y categorías.

Distribución y conexiones

Conecta el documento oficial con lecturas, firmas, comunicación y proveedores de archivos cuando el flujo lo requiera.

  • Lectura obligatoria

    Vincula documentos a obligaciones con público, plazo, prioridad y seguimiento del progreso.

  • Firma electrónica

    Conecta documentos con flujos de aceptación o firma con destinatarios, evidencias y seguimiento.

  • Feed y Chat

    Comparte documentos de la Biblioteca en los canales internos respetando las reglas de acceso.

  • Google Drive y Microsoft

    Cuando están configuradas, las integraciones con Google Drive, OneDrive y SharePoint apoyan vínculo, importación y sincronización.

Biblioteca en uso

Organización y control visibles en el propio archivo

Colección de documentos de ingeniería organizada en la Biblioteca de Vindula

Colecciones para reunir documentos relacionados

Los documentos seleccionados pueden presentarse en una colección con búsqueda, categorías, etiquetas y un orden definido por el equipo.

Historial de un documento con comparación y restauración de versiones en Vindula

Historial y comparación de versiones

El equipo sigue la versión actual, compara cambios y puede restaurar una versión anterior preservando el historial.

Control operativo

Lo que el equipo empieza a controlar

El archivo deja de depender solamente de la carpeta o del nombre del archivo y pasa a reunir contexto, acceso, versión y vigencia.

Estructurar archivos que ya son digitales por categoría, campo, etiqueta y colección.

Localizar documentos por texto, filtros y contenido procesado.

Definir quién puede visualizar, administrar, compartir o descargar cada contenido.

Acompañar la versión actual, el historial, la autoría y los cambios del documento.

Configurar vigencia, avisos y restricciones para documentos vencidos.

Agrupar documentos por colaborador, contrato, matrícula, obra u otro identificador.

Vincular documentos con lectura obligatoria o firma cuando se necesite evidencia.

Conectar proveedores externos al archivo cuando las integraciones estén configuradas.

Consulta asistida por IA

Cómo funciona el análisis de documentos con IA

En el visor de PDF, el usuario puede pedir un resumen, identificar puntos importantes o hacer preguntas sobre el contenido. La respuesta se construye a partir de fragmentos del propio documento y presenta las referencias utilizadas.

01

Contenido preparado para consulta

El procesamiento extrae el texto del PDF para que el contenido pueda buscarse y usarse para responder preguntas.

02

Pregunta enfocada en el documento

El usuario puede pedir un resumen, los puntos principales o acciones y recomendaciones. La consulta recupera solamente fragmentos relevantes del documento abierto.

03

Respuesta con referencias

La IA indica los fragmentos usados en la respuesta. Si no encuentra contenido suficiente, informa que el documento no contiene información suficiente para responder.

Clasificación asistida

La IA también puede apoyar títulos y campos

Cuando está configurado, el posprocesamiento usa el contenido extraído para sugerir títulos o completar campos personalizados definidos por la empresa.

Configuración de posprocesamiento con IA para títulos y campos personalizados en la Biblioteca de Vindula
Configuración opcional de acciones de IA después del procesamiento del documento.
Disponibilidad y límites. La consulta requiere la capacidad de IA habilitada y de un PDF con texto procesado. Respeta los permisos de visualización del documento y apoya la lectura; el archivo original sigue siendo la fuente de verificación.

De archivos dispersos a un archivo organizado

Una biblioteca corporativa para el contenido que tu empresa ya produce

La organización puede empezar con los archivos digitales existentes. Categorías, campos, etiquetas y permisos dan contexto al archivo; búsqueda, versiones y vigencia apoyan la consulta y el mantenimiento a lo largo del tiempo.

Biblioteca Corporativa de Vindula con categorías, búsqueda y documentos

Gestión documental

Conoce en detalle los recursos de versión, vigencia, categorías, modo registro y trazabilidad del GED.

Más información

Google y Microsoft

Descubre cómo Google Drive, OneDrive y SharePoint pueden conectarse con la Biblioteca según el proyecto.

Más información

Firma electrónica

Usa el documento organizado como origen de flujos con destinatarios, seguimiento y comprobantes.

Más información

Comunicación interna

Lleva el documento oficial a publicaciones y canales internos sin perder las reglas de acceso.

Más información

Dónde tiene más sentido

Escenarios donde el archivo gana valor operativo

La adherencia es mayor cuando los documentos cambian con el tiempo, atienden a públicos diferentes o necesitan encontrarse con contexto.

Políticas y procedimientos

Cuando normas, procedimientos e instrucciones necesitan versión, vigencia, público y consulta controlada.

Operaciones con varias unidades

Cuando áreas, tiendas, obras, plantas o sucursales necesitan consultar la misma fuente oficial.

Documentos por registro

Cuando el archivo necesita agruparse por colaborador, matrícula, contrato, obra o proceso.

Materiales oficiales recurrentes

Cuando modelos, manuales y documentos de referencia cambian con el tiempo y necesitan historial.

FAQ

Preguntas sobre el archivo digital en Vindula

Respuestas directas sobre el alcance actual de la Biblioteca y los límites de esta oferta.

¿Vindula digitaliza documentos en papel?

No. Esta oferta trata de la organización y gestión de archivos que ya son digitales. La digitalización física, el transporte, la guarda y el descarte de documentos no forman parte de las funcionalidades actuales de Vindula.

¿Qué forma un archivo digital en Vindula?

La Biblioteca reúne documentos, videos y audios en categorías, colecciones, campos personalizados y etiquetas. El contenido puede tener permisos, versiones, vigencia, historial y vínculos con otros flujos de la plataforma.

¿Es posible buscar dentro de los documentos?

Sí. El procesamiento extrae contenido para apoyar la búsqueda en PDF e imágenes. Cuando la capacidad de IA está habilitada, también es posible hacer consultas asistidas con referencias a los fragmentos usados en la respuesta.

¿Cómo se controla el acceso a los documentos?

Los permisos definen quién puede consultar y administrar categorías y documentos. El uso compartido en Feed y Chat respeta las reglas de acceso del contenido original.

¿El archivo sustituye Google Drive, OneDrive o SharePoint?

No necesariamente. Cuando están configuradas, las integraciones pueden vincular, importar o sincronizar contenidos de estos proveedores con la Biblioteca. El diseño depende de las credenciales, los permisos y el alcance definido para la empresa.

¿Cómo empieza la organización del archivo?

El punto de partida es definir categorías, campos, etiquetas, públicos y reglas de acceso. Después, los archivos pueden entrar por carga o mediante las integraciones configuradas, con procesamiento y revisión dentro de la Biblioteca.

¿Vindula garantiza validez jurídica para todo documento?

No. Vindula ofrece organización, control de acceso, historial, lectura obligatoria y flujos de firma. La validez de cada documento o firma depende del tipo de acto, de las reglas aplicables y de la configuración adoptada por la empresa.

Descubre cómo tus archivos digitales pueden ganar organización y control

En la demostración, mostramos categorías, búsqueda, permisos, versiones, vigencia y los recursos configurables que tienen sentido para tu archivo.

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