Prepara documentos y destinatarios en lotes, acompaña el avance y conserva el comprobante asociado al flujo realizado dentro de la empresa.
Lotes • Documentos • Destinatarios • Evidencias • Informes
Documento, destinatarios y registro de finalización organizados en el mismo flujo.
Documentos que requieren formalización
El módulo apoya documentos corporativos que necesitan salir de un envío informal y entrar en un flujo acompañado.
Distribuye una versión identificada del documento a los destinatarios definidos y acompaña la formalización.
Organiza términos, comunicados individuales y documentos del colaborador con destinatario e historial.
Formaliza documentos que complementan orientaciones y capacitaciones cuando se requiere aceptación individual.
Consulta el historial y los comprobantes cuando una revisión interna necesita verificar el flujo realizado.
Funcionalidades del módulo
Consulta los controles que organizan documentos, destinatarios, integridad y seguimiento en una misma rutina.
Estructura documentos y públicos antes de iniciar la recolección.
Lotes de documentos
Agrupa documentos y destinatarios en una operación rastreable.
Categorías de firma
Organiza los flujos por tipo documental y contexto de la empresa.
Destinatarios definidos
Vincula cada documento a las personas que deben realizar la acción.
Mantén el registro asociado al contenido y al flujo realizado.
Integridad del archivo
El flujo verifica la disponibilidad y la integridad del documento antes de abrirlo.
Registro de la acción
La firma queda vinculada a la cuenta autenticada, al documento y al contexto de la empresa.
Comprobante asociado
Consulta el comprobante y el historial relacionados con el documento procesado.
Consulta el avance de los lotes y produce información para la gestión interna.
Estado por lote y documento
Acompaña preparación, procesamiento y finalización en una vista organizada.
Indicadores de finalización
Consulta la evolución y distribución de las firmas para orientar el seguimiento.
Informes e historial
Exporta información del flujo y conserva el historial para análisis interno.
Control operativo
El área responsable obtiene una vista organizada del lote, los documentos y el avance de cada destinatario.
Qué documentos y destinatarios forman parte de cada lote.
En qué etapa están la preparación, el procesamiento y la finalización.
Qué comprobante está asociado al documento y al flujo realizado.
Qué categorías y contextos documentales requieren seguimiento.
Qué información necesita exportarse para análisis interno.
Conectado al resto de la plataforma
GED organiza la fuente documental, RR. HH. mantiene el contexto del colaborador y Auditorías puede usar los registros generados al revisar rutinas internas.
Organiza la versión oficial, la categoría y el historial del documento antes de la firma.
Conecta documentos a colaboradores, jornadas y rutinas administrativas.
Organiza las rutas en el módulo de Capacitaciones y usa la firma solo para el documento formal que requiere aceptación.
Usa historial y comprobantes como apoyo a la revisión de controles internos.
Mayor encaje
El encaje depende del tipo de documento, del público, de la evidencia necesaria y de la evaluación jurídica aplicable a la rutina.
Cuando una política necesita llegar a un público definido y conservar registro de la aceptación.
Cuando RR. HH. necesita distribuir y acompañar documentos individuales en el entorno de la empresa.
Cuando una orientación o capacitación también requiere un documento formal separado para firma.
Cuando la empresa necesita consultar después quién recibió, realizó y finalizó el flujo.
FAQ
Respuestas objetivas sobre alcance, evidencias y flujos de documentos corporativos.
El módulo organiza lotes, documentos, destinatarios, categorías, seguimiento de estado, comprobantes, historial e informes para rutinas internas de la empresa.
Sí. El flujo asocia el registro a la cuenta autenticada, al documento y al contexto de la empresa, verificando la integridad antes de abrirlo y conservando un comprobante relacionado con la operación.
No. El módulo no ofrece actualmente firma cualificada basada en un certificado ICP-Brasil del firmante. La adecuación del método debe evaluarse según el documento, las partes y las reglas aplicables.
No existe una garantía universal. La suficiencia de las evidencias depende del contexto, del tipo de documento, de la identificación de las partes y de requisitos legales o sectoriales específicos.
GED mantiene la fuente documental, las categorías y el historial de versiones. RR. HH. aporta el contexto del colaborador y de las jornadas donde términos, políticas o documentos individuales necesitan seguimiento.
Empieza por una categoría documental y un público bien definidos. En la demostración guiada, evaluamos el flujo actual, los destinatarios, la evidencia necesaria y cómo GED, RR. HH. o Capacitación pueden complementar la rutina cuando corresponda.
En la demostración, partimos de un documento real de tu operación para mapear lote, destinatarios, seguimiento y evidencias necesarias.
