Documentos e vídeos oficiais na versão certa, com controle e rastreabilidade

Centralize políticas, procedimentos, manuais e vídeos com versionamento, vigência, categorias, leitura obrigatória e assinatura eletrônica no mesmo ambiente da comunicação corporativa.

Agendar demonstração guiada

Versionamento com comparação • Vigência por categoria • Leitura obrigatória • Conexão com assinatura

Histórico de versões no GED do Vindula

Controle de versões com histórico acessível dentro do ambiente oficial de documentos.

Funcionalidades do módulo

O que o módulo GED inclui

Veja as funcionalidades que organizam documentos, vídeos, versões, categorias e evidências dentro da rotina de gestão documental.

Documentos e categorias

Centralize documentos oficiais com categorias hierárquicas, campos customizados, tags e preview automático no mesmo ambiente.

  • Upload e processamento automático

    Upload de documentos e vídeos de até 5 GB para materiais oficiais, treinamentos, campanhas internas e registros operacionais.

  • Categorias hierárquicas

    Árvore de categorias com herança de configurações, vigência, público-alvo e pós-processamento por nível.

  • Campos customizados

    Campos por categoria para organizar documentos por contrato, colaborador, processo ou outro contexto importante.

  • Tags com cores

    Marcadores visuais para classificação livre, filtráveis na busca e no modo registro.

  • Coleções curadas

    Páginas internas com documentos selecionados, ordenação manual e link compartilhável.

  • Preview e visualizador

    Visualizador para PDF, vídeo e áudio com acesso controlado conforme as permissões da empresa.

Versionamento e histórico

Controle de versões com comparação de alterações, restauração controlada e histórico acessível para cada documento oficial.

  • Histórico de versões

    Cada versão registrada com número, data, autor, tamanho e status de processamento automático.

  • Upload de nova versão

    Inserção de nova versão com processamento automático e apoio opcional para organizar o conteúdo.

  • Comparação lado a lado

    Comparação entre versões com destaque do que mudou e resumo das alterações.

  • Restauração controlada

    Retomada de uma versão anterior como nova referência, mantendo o histórico de decisão.

Vigência e notificações

Política de vigência global ou por categoria, com aviso antecipado, bloqueio de acesso e auditoria de atualização.

  • Política global e por categoria

    Modo simples (só autor) ou composto (autor + departamentos, equipes, usuários) com duração e prazo configuráveis.

  • Notificação de expiração

    Alerta automático com dias de antecedência configuráveis por empresa, considerando o fuso horário.

  • Bloqueio por vencimento

    Documento vencido pode ter download bloqueado ou acesso completamente restrito conforme política.

Leitura obrigatória e assinatura

Obligações de leitura com rastreamento de progresso, assinatura eletrônica e auditoria de evidência.

  • Obrigações de leitura

    Vincule documentos a obrigações com prazo, recorrência, prioridade e público-alvo por departamento, equipe ou usuário.

  • Acompanhamento de progresso

    Progresso de 0 a 100% por obrigação, com tempo gasto e transição entre pendente, em andamento e concluído.

  • Assinatura eletrônica

    Métodos configuráveis de aceite, todos com registro de evidência e auditoria.

  • Exportação de relatórios

    Relatório de progresso exportável com filtro por público, prazo e status.

Busca e apoio por IA

Busca dentro de documentos, consulta por contexto e respostas com referência ao documento original.

  • Leitura de conteúdo dos arquivos

    Processamento que ajuda a localizar informações em PDFs e imagens pesquisáveis.

  • Busca por contexto

    Consulta que considera o sentido da pergunta e ajuda a encontrar o documento certo mais rápido.

  • Respostas com IA e citação

    Respostas assistidas por IA com referência ao trecho original para apoiar consulta e revisão.

Integrações

Sincronização com Google Drive e Microsoft SharePoint para trazer documentos externos para a governança do GED.

  • Google Drive

    Sincronização de pastas com categorias do GED, importação organizada e controle de versões.

  • Microsoft SharePoint

    Suporte a OneDrive e SharePoint para consultar pastas, sincronizar conteúdos e organizar a importação.

Controle operacional

O que o time passa a controlar no dia a dia

O valor do GED não está só no arquivo. Está em manter a versão certa, a vigência sob controle e a evidência de leitura quando a operação exige.

Centralizar documentos oficiais em categorias hierárquicas com campos customizados e tags filtráveis.

Guardar vídeos de até 5 GB junto da biblioteca oficial quando campanhas, treinamentos ou registros operacionais precisam ficar no mesmo ambiente governado.

Controlar versão, data de vigência, responsável e histórico acessível de cada documento oficial.

Comparar versões lado a lado, entender o que mudou e retomar uma versão anterior quando necessário.

Configurar política de vigência global ou por categoria com aviso antecipado e bloqueio de acesso ao vencimento.

Vincular documentos a obrigações de leitura com prazo, assinatura eletrônica e exportação de relatório de progresso.

Organizar coleções e categorias para facilitar a consulta da fonte documental correta.

Buscar conteúdo dentro de documentos e obter respostas assistidas por IA com referência ao trecho original.

Sincronizar pastas do Google Drive e SharePoint com categorias do GED, com importação automática e versionamento.

Conectado ao restante da plataforma

GED não precisa de um sistema para arquivo, outro para leitura e outro para assinatura

Quando o GED entra no mesmo ambiente do canal oficial, a empresa organiza documentos, vídeos, públicos, evidências e vigência com menos fricção operacional.

Ambiente do GED com biblioteca e categorias
01

Comunicação oficial

Quando o documento precisa circular por público interno com contexto de publicação, o GED conversa com os canais da comunicação.

Saiba mais
02

Recursos Humanos

Políticas internas, ficha do colaborador e documentos de férias podem usar GED com modo registro e assinatura.

Saiba mais
03

Treinamentos e trilhas

Quando o documento oficial precisa fazer parte de jornada com evidência de leitura e progresso obrigatório.

Saiba mais
04

Assinatura eletrônica

Quando o documento precisa entrar em um fluxo com destinatários, acompanhamento e comprovante associado.

Saiba mais

Mais aderente

Onde esse módulo costuma fazer mais sentido

O ganho aparece mais rápido quando a operação depende de versão oficial, vigência controlada e evidência de leitura.

01

Políticas internas com versão e vigência

Quando o time precisa consultar o documento correto sem dúvida sobre validade e versão atual.

02

Procedimentos com atualização formal

Quando mudanças críticas precisam de histórico claro do que mudou, quando entrou em vigor e quem aprovou.

03

Documentos para a operação

Quando campo, obra ou planta precisam consultar a fonte oficial sem depender de cópias impressas desatualizadas.

04

Leitura e aceite com evidência

Quando a auditoria precisa de comprovante de leitura, assinatura eletrônica e exportação do progresso.

FAQ

O que mais costuma aparecer na conversa sobre GED

Perguntas objetivas para alinhar expectativa sobre o módulo e o que ele realmente entrega hoje.

Quais funcionalidades entram no módulo GED do Vindula?

O módulo reúne upload com processamento automático, categorias hierárquicas, campos por categoria, tags, versionamento com comparação de alterações, política de vigência, modo registro, leitura obrigatória, conexão com assinatura eletrônica, busca assistida por IA, integração com Google Drive e SharePoint, e coleções curadas.

O que é o modo registro do GED?

É o agrupamento de documentos por valor de um campo customizado, como CPF, número de contrato ou ID de processo. O painel mostra registros à esquerda e documentos por registro à direita, com facetas para tags e tipos, e mascaramento de campos sensíveis.

Como funciona a vigência dos documentos?

Há uma política global por empresa (simples ou composta) e sobreposições por categoria. Cada documento herda a política ou recebe configuração própria com data de início, fim e dias de antecedência para aviso. Ao vencer, o download pode ser bloqueado ou o acesso completamente restrito, conforme a política.

O GED conecta com leitura obrigatória e assinatura?

Sim. Documentos podem ser vinculados a obrigações de leitura com prazo, prioridade e público-alvo. A plataforma acompanha progresso, tempo dedicado e assinatura eletrônica por métodos definidos pela empresa. O relatório de progresso pode ser exportado para análise interna.

O módulo substitui o SharePoint ou Google Drive?

Não. O GED integra com Google Drive e SharePoint para trazer documentos existentes para uma rotina mais governada. A diferença está na gestão de vigência, leitura obrigatória, assinatura, modo registro e histórico de versões.

Como começa a implantação do GED?

A entrada pode começar pelo problema principal: centralizar documentos oficiais com versão e vigência. Depois, conforme a necessidade, conecta leitura obrigatória, assinatura eletrônica e integrações. O módulo funciona em conjunto com comunicação, RH e treinamentos quando a empresa precisa.

Quer ver como o GED entra no seu processo?

A demonstração guiada mostra versionamento, vigência, leitura obrigatória e conexão com assinatura eletrônica no contexto real do seu documento oficial.

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