Canal de relatos com protocolo, responsáveis e acompanhamento

Configure canais de ouvidoria, receba relatos com protocolo, atribua responsáveis e acompanhe a tratativa com mensagens, status, histórico e indicadores.

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Canais configuráveis • Protocolo • Responsáveis • Mensagens • Indicadores

Exemplo demonstrativo de protocolo de ouvidoria acompanhado com status, responsáveis e histórico no Vindula

Exemplo demonstrativo: cada protocolo avança com status, responsáveis autorizados e histórico para resposta ao solicitante.

Funcionalidades do módulo

O que o software de Ouvidoria inclui

O módulo organiza a entrada do relato, a tratativa interna, a governança de acesso e os indicadores de acompanhamento.

Canais e protocolo

A empresa configura os espaços de relato, recebe registros e entrega um protocolo para acompanhamento.

  • Espaços de ouvidoria

    Canais configuráveis por finalidade, área responsável ou escopo de atendimento.

  • Registro com protocolo

    Cada relato recebe identificador para consulta e acompanhamento sem depender de contatos paralelos.

  • Fluxo anônimo quando configurado

    Relatos podem ser recebidos sem expor dados pessoais quando esse desenho fizer parte da política da empresa.

  • Proteção contra abuso

    O canal público pode usar proteção contra envios automatizados e limites de uso.

Tratamento de casos

A área responsável acompanha status, prioridade, responsáveis, mensagens e histórico do caso.

  • Lista e filtros de casos

    Visão operacional para consultar casos por status, gravidade, prioridade, espaço, responsável e período.

  • Atribuição de responsáveis

    Casos podem ser atribuídos a pessoas ou equipes para evitar tratativa sem dono.

  • Status e prioridade

    Acompanhamento de abertura, triagem, andamento, fechamento e urgência do caso.

  • Mensagens do caso

    Histórico de comunicação pública e interna para manter a tratativa documentada.

Governança e segurança

Permissões, trilha de auditoria e controles ajudam a restringir acesso e preservar evidência.

  • Permissões por papel

    Acesso separado para visualizar, configurar, atribuir, tratar e fechar casos.

  • Templates de resposta

    Modelos ajudam a padronizar retorno e orientar a área responsável.

  • Histórico e evidência

    Mensagens, anexos, protocolo e ações ficam associados ao caso.

  • Trilha de auditoria

    Registros de auditoria ajudam a sustentar integridade e controle do fluxo.

Indicadores e acompanhamento

A liderança acompanha volume, prioridades e pontos que precisam de ação.

  • KPIs do módulo

    Indicadores executivos apoiam leitura de volume e andamento dos casos.

  • Casos críticos em destaque

    Gravidade e prioridade ajudam a direcionar atenção para o que não pode ficar parado.

  • Prazos e SLAs

    Acompanhamento de prazos ajuda a manter cadência de triagem e resposta.

  • Consulta por responsável

    Filtros por responsável e equipe ajudam a distribuir a carga de tratamento.

Controle operacional

O que a empresa passa a controlar no dia a dia

O ganho está em tirar relatos de canais soltos e colocar protocolo, responsáveis, mensagens e histórico em um fluxo governado.

Definir quais canais de relato ficam disponíveis para a empresa.

Entregar protocolo para quem registrou acompanhar a tratativa.

Atribuir responsáveis e equipes para cada caso.

Acompanhar status, prioridade, mensagens e histórico de ações.

Separar quem pode visualizar, configurar, atribuir, tratar e fechar casos.

Usar indicadores para entender volume, urgência e pontos pendentes.

Conectado ao restante da plataforma

Ouvidoria não deve virar uma ilha operacional

Relatos precisam conversar com comunicação oficial, políticas, estrutura organizacional e rotinas de tratamento.

Comunicação oficial

Campanhas, políticas e orientações sobre uso do canal podem circular no ambiente oficial da empresa.

Saiba mais

Recursos Humanos

RH, liderança, jurídico ou compliance podem atuar com papéis definidos e contexto organizacional.

Saiba mais

GED

Políticas, códigos de conduta e procedimentos podem ficar disponíveis no acervo oficial.

Saiba mais

BPMS

Quando a tratativa exigir etapas internas mais formais, processos podem apoiar o encaminhamento operacional.

Saiba mais

Mais aderente

Onde esse módulo costuma fazer mais sentido

Aderência boa vem quando a empresa precisa de canal formal, protocolo, governança de acesso e visibilidade sobre a tratativa.

01

Canal formal de relatos

Quando a empresa precisa receber relatos com protocolo e acompanhamento claro.

02

Compliance, RH ou jurídico

Quando áreas sensíveis precisam tratar casos com acesso restrito e histórico documentado.

03

Operações com múltiplas unidades

Quando diferentes unidades, públicos ou responsáveis precisam do mesmo fluxo de controle.

04

Governança e evidência

Quando a tratativa precisa deixar rastro, responsáveis e critérios de acompanhamento.

FAQ

O que costuma aparecer na conversa sobre Ouvidoria

Perguntas objetivas para separar o software, o canal operacional da empresa e as responsabilidades de governança.

Esse é o canal para registrar uma denúncia?

Não. O Vindula fornece o software para a empresa configurar e divulgar o próprio canal de relato para colaboradores ou públicos autorizados.

O módulo permite relatos anônimos?

Sim, quando esse desenho é configurado para o canal. A empresa define como o fluxo deve receber relatos, quais dados solicitar e quem pode acompanhar os casos.

Quem acessa os casos?

O acesso depende das permissões e atribuições configuradas. A operação pode separar visualização, configuração, atribuição, tratativa e fechamento.

Como a pessoa acompanha o relato?

O registro gera protocolo para consulta. Com ele, a pessoa pode acompanhar informações públicas do caso e enviar mensagens quando o fluxo permitir.

O software substitui a política de compliance?

Não. O Vindula organiza canal, protocolo, responsáveis, histórico e indicadores. A política, critérios de apuração e decisões continuam sendo responsabilidade da empresa.

Quer ver como estruturar Ouvidoria no Vindula?

A demonstração guiada mostra como configurar canais, permissões, responsáveis, protocolo e acompanhamento conforme o desenho da sua empresa.

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