# Software de Ouvidoria | Vindula > Organize relatos, denúncias e tratativas internas com canal configurado pela empresa, protocolo de acompanhamento, responsáveis, mensagens e indicadores. Source: https://vindula.ai/plataforma/ouvidoria Software de Ouvidoria # Canal de relatos com protocolo, responsáveis e acompanhamento Configure canais de ouvidoria, receba relatos com protocolo, atribua responsáveis e acompanhe a tratativa com mensagens, status, histórico e indicadores. Agendar demonstração guiada Ver plataforma Canais configuráveis • Protocolo • Responsáveis • Mensagens • Indicadores Exemplo demonstrativo: cada protocolo avança com status, responsáveis autorizados e histórico para resposta ao solicitante. Funcionalidades do módulo ## O que o software de Ouvidoria inclui O módulo organiza a entrada do relato, a tratativa interna, a governança de acesso e os indicadores de acompanhamento. ### Canais e protocolo A empresa configura os espaços de relato, recebe registros e entrega um protocolo para acompanhamento. - Espaços de ouvidoria Canais configuráveis por finalidade, área responsável ou escopo de atendimento. - Registro com protocolo Cada relato recebe identificador para consulta e acompanhamento sem depender de contatos paralelos. - Fluxo anônimo quando configurado Relatos podem ser recebidos sem expor dados pessoais quando esse desenho fizer parte da política da empresa. - Proteção contra abuso O canal público pode usar proteção contra envios automatizados e limites de uso. ### Tratamento de casos A área responsável acompanha status, prioridade, responsáveis, mensagens e histórico do caso. - Lista e filtros de casos Visão operacional para consultar casos por status, gravidade, prioridade, espaço, responsável e período. - Atribuição de responsáveis Casos podem ser atribuídos a pessoas ou equipes para evitar tratativa sem dono. - Status e prioridade Acompanhamento de abertura, triagem, andamento, fechamento e urgência do caso. - Mensagens do caso Histórico de comunicação pública e interna para manter a tratativa documentada. ### Governança e segurança Permissões, trilha de auditoria e controles ajudam a restringir acesso e preservar evidência. - Permissões por papel Acesso separado para visualizar, configurar, atribuir, tratar e fechar casos. - Templates de resposta Modelos ajudam a padronizar retorno e orientar a área responsável. - Histórico e evidência Mensagens, anexos, protocolo e ações ficam associados ao caso. - Trilha de auditoria Registros de auditoria ajudam a sustentar integridade e controle do fluxo. ### Indicadores e acompanhamento A liderança acompanha volume, prioridades e pontos que precisam de ação. - KPIs do módulo Indicadores executivos apoiam leitura de volume e andamento dos casos. - Casos críticos em destaque Gravidade e prioridade ajudam a direcionar atenção para o que não pode ficar parado. - Prazos e SLAs Acompanhamento de prazos ajuda a manter cadência de triagem e resposta. - Consulta por responsável Filtros por responsável e equipe ajudam a distribuir a carga de tratamento. Controle operacional ## O que a empresa passa a controlar no dia a dia O ganho está em tirar relatos de canais soltos e colocar protocolo, responsáveis, mensagens e histórico em um fluxo governado. Definir quais canais de relato ficam disponíveis para a empresa. Entregar protocolo para quem registrou acompanhar a tratativa. Atribuir responsáveis e equipes para cada caso. Acompanhar status, prioridade, mensagens e histórico de ações. Separar quem pode visualizar, configurar, atribuir, tratar e fechar casos. Usar indicadores para entender volume, urgência e pontos pendentes. Conectado ao restante da plataforma ## Ouvidoria não deve virar uma ilha operacional Relatos precisam conversar com comunicação oficial, políticas, estrutura organizacional e rotinas de tratamento. ### Comunicação oficial Campanhas, políticas e orientações sobre uso do canal podem circular no ambiente oficial da empresa. Saiba mais ### Recursos Humanos RH, liderança, jurídico ou compliance podem atuar com papéis definidos e contexto organizacional. Saiba mais ### GED Políticas, códigos de conduta e procedimentos podem ficar disponíveis no acervo oficial. Saiba mais ### BPMS Quando a tratativa exigir etapas internas mais formais, processos podem apoiar o encaminhamento operacional. Saiba mais Mais aderente ## Onde esse módulo costuma fazer mais sentido Aderência boa vem quando a empresa precisa de canal formal, protocolo, governança de acesso e visibilidade sobre a tratativa. ### Canal formal de relatos Quando a empresa precisa receber relatos com protocolo e acompanhamento claro. ### Compliance, RH ou jurídico Quando áreas sensíveis precisam tratar casos com acesso restrito e histórico documentado. ### Operações com múltiplas unidades Quando diferentes unidades, públicos ou responsáveis precisam do mesmo fluxo de controle. ### Governança e evidência Quando a tratativa precisa deixar rastro, responsáveis e critérios de acompanhamento. FAQ ## O que costuma aparecer na conversa sobre Ouvidoria Perguntas objetivas para separar o software, o canal operacional da empresa e as responsabilidades de governança. Esse é o canal para registrar uma denúncia? Não. O Vindula fornece o software para a empresa configurar e divulgar o próprio canal de relato para colaboradores ou públicos autorizados. O módulo permite relatos anônimos? Sim, quando esse desenho é configurado para o canal. A empresa define como o fluxo deve receber relatos, quais dados solicitar e quem pode acompanhar os casos. Quem acessa os casos? O acesso depende das permissões e atribuições configuradas. A operação pode separar visualização, configuração, atribuição, tratativa e fechamento. Como a pessoa acompanha o relato? O registro gera protocolo para consulta. Com ele, a pessoa pode acompanhar informações públicas do caso e enviar mensagens quando o fluxo permitir. O software substitui a política de compliance? Não. O Vindula organiza canal, protocolo, responsáveis, histórico e indicadores. A política, critérios de apuração e decisões continuam sendo responsabilidade da empresa. ## Quer ver como estruturar Ouvidoria no Vindula? A demonstração guiada mostra como configurar canais, permissões, responsáveis, protocolo e acompanhamento conforme o desenho da sua empresa. Agendar demonstração guiada Ver módulos da plataforma