# Documentos oficiais com controle e rastreabilidade | Vindula

> Módulo de GED para centralizar documentos oficiais com versionamento, vigência, categorias e rastreabilidade no mesmo ambiente.

Source: https://vindula.ai/plataforma/ged

GED

# Documentos oficiais na versão certa, com controle e rastreabilidade

Centralize políticas, procedimentos e manuais com versionamento, vigência, categorias, leitura obrigatória e assinatura eletrônica no mesmo ambiente da comunicação corporativa.

 Agendar demonstração guiada

Versionamento com diff • Vigência por categoria • Leitura obrigatória com assinatura • QR codes para acesso físico

Controle de versões com histórico acessível dentro do ambiente oficial de documentos.

Funcionalidades do módulo

## O que o módulo GED inclui

Veja as funcionalidades que fazem parte do módulo e entram na rotina de gestão documental.

### Documentos e categorias

Centralize documentos oficiais com categorias hierárquicas, campos customizados, tags e preview automático no mesmo ambiente.

- Upload e processamento automático Upload de documentos com conversão para PDF, geração de preview, capa e extração de texto para indexação.
- Categorias hierárquicas Árvore de categorias com herança de configurações, vigência, público-alvo e pós-processamento por nível.
- Campos customizados Campos por categoria com resolução automática de schema, usados para modo registro e extração por IA.
- Tags com cores Marcadores visuais para classificação livre, filtráveis na busca e no modo registro.
- Coleções curadas Landing pages internas com documentos selecionados, ordenação manual e URL compartilhável por slug.
- Preview e visualizador Visualizador interno para PDF, vídeo e áudio com tokens de acesso temporários validados por RLS.

### Versionamento e histórico

Controle de versões com diff, restore e histórico acessível para cada documento oficial.

- Histórico de versões Cada versão registrada com número, data, autor, tamanho e status de processamento automático.
- Upload de nova versão Inserção de nova versão com processamento automático e flag de pós-processamento por IA opcional.
- Diff lado a lado Comparação entre versões com algoritmo LCS, inserções, deleções e resumo de alterações.
- Restaurar versão Criação de nova versão a partir de qualquer versão anterior, copiando conteúdo e metadados.

### Vigência e notificações

Política de vigência global ou por categoria, com aviso antecipado, bloqueio de acesso e auditoria de atualização.

- Política global e por categoria Modo simples (só autor) ou composto (autor + departamentos, equipes, usuários) com duração e prazo configuráveis.
- Notificação de expiração Alerta automático com dias de antecedência configuráveis por empresa, considerando o fuso horário.
- Bloqueio por vencimento Documento vencido pode ter download bloqueado ou acesso completamente restrito conforme política.

### Leitura obrigatória e assinatura

Obligações de leitura com rastreamento de progresso, assinatura eletrônica e auditoria de evidência.

- Obrigações de leitura Vincule documentos a obrigações com prazo, recorrência, prioridade e público-alvo por departamento, equipe ou usuário.
- Acompanhamento de progresso Progresso de 0 a 100% por obrigação, com tempo gasto e transição entre pendente, em andamento e concluído.
- Assinatura eletrônica Métodos: simples, por senha, quiz, 2FA ou confirmação com botão, todos com registro de IP e auditoria.
- Exportação de relatórios Relatório de progresso exportável em CSV e XLSX com filtro por público, prazo e status.

### QR Codes e acesso físico

QR codes para acesso físico a documentos com proteção por PIN, token temporário e hubs agrupados.

- Geração de QR por documento QR em SVG para impressão, com acesso público por URL e validação de PIN ou token.
- QR Hubs Agrupamento de múltiplos documentos e links em um único QR, com ordenação manual e criação a partir de coleções.
- Proteção e controle Renovação, rotação e revogação de tokens e PINs com política por empresa, categoria ou documento.

### Busca e OCR

Busca por texto extraído via OCR, busca semântica com IA e respostas com citação do documento original.

- Extração de texto (OCR) Processamento automático que extrai e indexa o conteúdo textual de PDFs e imagens para busca.
- Busca semântica Busca por significado usando embeddings, disponível dentro do conteúdo de cada documento.
- Respostas com IA e citação Geração de respostas automáticas com citação do trecho original e guarda de injeção de prompt.

### Integrações

Sincronização bidirencional com Google Drive e Microsoft SharePoint com detecção de mudanças e importação automática.

- Google Drive Autenticação OAuth, sincronização de pasta para categoria com importação automática e versionamento.
- Microsoft SharePoint Suporte a OneDrive e SharePoint com navegação de pastas, sincronização e pipeline de importação dedicado.

Controle operacional

## O que o time passa a controlar no dia a dia

O valor do GED não está só no arquivo. Está em manter a versão certa, a vigência sob controle e a evidência de leitura quando a operação exige.

Centralizar documentos oficiais em categorias hierárquicas com campos customizados e tags filtráveis.

Controlar versão, data de vigência, responsável e histórico acessível de cada documento oficial.

Comparar versões lado a lado com diff automático e restaurar qualquer versão anterior como nova versão.

Configurar política de vigência global ou por categoria com aviso antecipado e bloqueio de acesso ao vencimento.

Vincular documentos a obrigações de leitura com prazo, assinatura eletrônica e exportação de relatório de progresso.

Gerar QR codes para acesso físico com proteção por PIN, hubs agrupados e política de expiração.

Buscar conteúdo dentro de documentos por OCR, semântica e obter respostas com IA citando o trecho original.

Sincronizar pastas do Google Drive e SharePoint com categorias do GED, com importação automática e versionamento.

Conectado ao restante da plataforma

## GED não precisa de um sistema para arquivo, outro para leitura e outro para assinatura

Quando o GED entra no mesmo ambiente do canal oficial, a empresa organiza documentos, públicos, evidências e vigência com menos fricção operacional.

### Comunicação oficial

Quando o documento precisa circular por público interno com contexto de publicação, o GED conversa com os canais da comunicação.

 Saiba mais

### Recursos Humanos

Políticas internas, ficha do colaborador e documentos de férias podem usar GED com modo registro e assinatura.

 Saiba mais

### Treinamentos e trilhas

Quando o documento oficial precisa fazer parte de jornada com evidência de leitura e progresso obrigatório.

 Saiba mais

### Assinatura eletrônica

Quando o documento exige formalização com assinatura avançada, validação pública e comprovante.

 Saiba mais

Mais aderente

## Onde esse módulo costuma fazer mais sentido

O ganho aparece mais rápido quando a operação depende de versão oficial, vigência controlada e evidência de leitura.

### Políticas internas com versão e vigência

Quando o time precisa consultar o documento correto sem dúvida sobre validade e versão atual.

### Procedimentos com atualização formal

Quando mudanças críticas precisam de histórico claro do que mudou, quando entrou em vigor e quem aprovou.

### Documentos físicos com QR Code

Quando o documento precisa ser acessado em campo, obra ou planta sem depender de cópias impressas desatualizadas.

### Leitura e aceite com evidência

Quando a auditoria precisa de comprovante de leitura, assinatura eletrônica e exportação do progresso.

FAQ

## O que mais costuma aparecer na conversa sobre GED

Perguntas objetivas para alinhar expectativa sobre o módulo e o que ele realmente entrega hoje.

 Quais funcionalidades entram no módulo GED do Vindula?

O módulo reúne upload com processamento automático, categorias hierárquicas com campos customizados, tags, versionamento com diff e restore, política de vigência global e por categoria, modo registro, leitura obrigatória com assinatura eletrônica, QR codes com proteção por PIN, busca por OCR e semântica com IA, integração com Google Drive e SharePoint, e coleções curadas.

 O que é o modo registro do GED?

É o agrupamento de documentos por valor de um campo customizado, como CPF, número de contrato ou ID de processo. O painel mostra registros à esquerda e documentos por registro à direita, com facetas para tags e tipos, e mascaramento de campos sensíveis.

 Como funciona a vigência dos documentos?

Há uma política global por empresa (simples ou composta) e sobreposições por categoria. Cada documento herda a política ou recebe configuração própria com data de início, fim e dias de antecedência para aviso. Ao vencer, o download pode ser bloqueado ou o acesso completamente restrito, conforme a política.

 O GED conecta com leitura obrigatória e assinatura?

Sim. Documentos podem ser vinculados a obrigações de leitura com prazo, prioridade e público-alvo. A plataforma rastreia progresso de 0 a 100%, registra tempo gasto e permite assinatura eletrônica com métodos variados (senha, quiz, 2FA, botão). O relatório de progresso é exportável em CSV e XLSX.

 O módulo substitui o SharePoint ou Google Drive?

Não. O GED integra com Google Drive e SharePoint via sincronização bidirencional de pastas para categorias. Documentos existentes podem ser importados automaticamente com versionamento. A diferença está na governança: vigência, leitura obrigatória, assinatura e modo registro não existem nos drives nativos.

 Como começa a implantação do GED?

A entrada pode começar pelo problema principal: centralizar documentos oficiais com versão e vigência. Depois, conforme a necessidade, conecta leitura obrigatória, assinatura, QR codes e integrações. O módulo funciona em conjunto com comunicação, RH e treinamentos quando a empresa precisa.

## Quer ver como o GED entra no seu processo?

A demonstração guiada mostra versionamento, vigência, leitura obrigatória e QR codes no contexto real do seu documento oficial.

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