# Documentos oficiales con control y trazabilidad | Vindula > Módulo de gestión documental para centralizar documentos y videos oficiales con versionado, vigencia, categorías y trazabilidad en el mismo entorno. Source: https://vindula.ai/es/plataforma/gestion-documental GED # Documentos y videos oficiales en la versión correcta, con control y trazabilidad Centraliza políticas, procedimientos, manuales y videos con versionado, vigencia, categorías, lectura obligatoria y firma electrónica en el mismo entorno de la comunicación corporativa. Agendar demostración guiada Versionado con comparación • Vigencia por categoría • Lectura obligatoria • Conexión con firma Control de versiones con historial accesible dentro del entorno oficial de documentos. Funcionalidades del módulo ## Qué incluye el módulo GED Vea las funcionalidades que organizan documentos, videos, versiones, categorías y evidencias dentro de la rutina de gestión documental. ### Documentos y categorías Centraliza documentos oficiales con categorías jerárquicas, campos personalizados, etiquetas y previsualización automática en el mismo entorno. - Carga y procesamiento automático Carga documentos y videos de hasta 5 GB para materiales oficiales, capacitaciones, campañas internas y registros operativos. - Categorías jerárquicas Árbol de categorías con herencia de configuraciones, vigencia, público objetivo y posprocesamiento por nivel. - Campos personalizados Campos por categoría para organizar documentos por contrato, colaborador, proceso u otro contexto importante. - Etiquetas con colores Marcadores visuales para clasificación libre, filtrables en búsqueda y modo registro. - Colecciones curadas Páginas internas con documentos seleccionados, orden manual y enlace compartible. - Previsualización y visor Visor para PDF, video y audio con acceso controlado según los permisos de la empresa. ### Versionado e historial Control de versiones con comparación de cambios, restauración controlada e historial accesible para cada documento oficial. - Historial de versiones Cada versión registrada con número, fecha, autor, tamaño y estado de procesamiento automático. - Carga de nueva versión Inserción de nueva versión con procesamiento automático y apoyo opcional para organizar el contenido. - Comparación lado a lado Comparación entre versiones con destaque de lo que cambió y resumen de las alteraciones. - Restauración controlada Retoma una versión anterior como nueva referencia, manteniendo el historial de decisión. ### Vigencia y notificaciones Política de vigencia global o por categoría, con aviso anticipado, bloqueo de acceso y auditoría de actualización. - Política global y por categoría Modo simple (solo autor) o compuesto (autor + departamentos, equipos, usuarios) con duración y plazo configurables. - Notificación de expiración Alerta automático con días de antelación configurables por empresa, considerando el huso horario. - Bloqueo por vencimiento Documento vencido puede tener descarga bloqueada o acceso completamente restringido según política. ### Lectura obligatoria y firma Obligaciones de lectura con seguimiento de progreso, firma electrónica y auditoría de evidencia. - Obligaciones de lectura Vincula documentos a obligaciones con plazo, recurrencia, prioridad y público objetivo por departamento, equipo o usuario. - Seguimiento de progreso Progreso de 0 a 100% por obligación, con tiempo gastado y transición entre pendiente, en curso y completado. - Firma electrónica Métodos configurables de aceptación, todos con registro de evidencia y auditoría. - Exportación de reportes Reporte de progreso exportable con filtro por público, plazo y estado. ### Búsqueda y apoyo con IA Búsqueda dentro de documentos, consulta por contexto y respuestas con referencia al documento original. - Lectura de contenido de archivos Procesamiento que ayuda a localizar información en PDFs e imágenes buscables. - Búsqueda por contexto Consulta que considera el sentido de la pregunta y ayuda a encontrar el documento correcto más rápido. - Respuestas con IA y cita Respuestas asistidas por IA con referencia al fragmento original para apoyar consulta y revisión. ### Integraciones Sincronización con Google Drive y Microsoft SharePoint para traer documentos externos a la gobernanza del GED. - Google Drive Sincronización de carpetas con categorías del GED, importación organizada y control de versiones. - Microsoft SharePoint Soporte a OneDrive y SharePoint para consultar carpetas, sincronizar contenidos y organizar la importación. Control operativo ## Lo que el equipo empieza a controlar día a día El valor del GED no está solo en el archivo. Está en mantener la versión correcta, la vigencia bajo control y la evidencia de lectura cuando la operación lo exige. Centralizar documentos oficiales en categorías jerárquicas con campos personalizados y etiquetas filtrables. Guardar videos de hasta 5 GB junto a la biblioteca oficial cuando campañas, capacitaciones o registros operativos necesitan quedar en el mismo entorno gobernado. Controlar versión, fecha de vigencia, responsable y historial accesible de cada documento oficial. Comparar versiones lado a lado, entender lo que cambió y retomar una versión anterior cuando sea necesario. Configurar política de vigencia global o por categoría con aviso anticipado y bloqueo de acceso al vencimiento. Vincular documentos a obligaciones de lectura con plazo, firma electrónica y exportación de reporte de progreso. Organizar colecciones y categorías para facilitar la consulta de la fuente documental correcta. Buscar contenido dentro de documentos y obtener respuestas asistidas por IA con referencia al fragmento original. Sincronizar carpetas de Google Drive y SharePoint con categorías del GED, con importación automática y versionado. Conectado al resto de la plataforma ## GED no necesita un sistema para archivo, otro para lectura y otro para firma Cuando el GED entra en el mismo entorno del canal oficial, la empresa organiza documentos, videos, públicos, evidencia y vigencia con menos fricción operativa. ### Comunicación oficial Cuando el documento necesita circular por público interno con contexto de publicación, el GED conversa con los canales de comunicación. Más información ### Recursos Humanos Políticas internas, ficha del colaborador y documentos de vacaciones pueden usar GED con modo registro y firma. Más información ### Capacitación y rutas Cuando el documento oficial necesita ser parte de jornada con evidencia de lectura y progreso obligatorio. Más información ### Firma electrónica Cuando el documento necesita un flujo con destinatarios, seguimiento y comprobante asociado. Más información Mayor encaje ## Dónde este módulo suele tener más sentido La ganancia aparece más rápido cuando la operación depende de versión oficial, vigencia controlada y evidencia de lectura. ### Políticas internas con versión y vigencia Cuando el equipo necesita consultar el documento correcto sin dudas sobre vigencia y versión actual. ### Procedimientos con actualización formal Cuando cambios críticos necesitan historial claro de qué cambió, cuándo entró en vigor y quién aprobó. ### Documentos para la operación Cuando campo, obra o planta necesitan consultar la fuente oficial sin depender de copias impresas desactualizadas. ### Lectura y aceptación con evidencia Cuando la auditoría necesita comprobante de lectura, firma electrónica y exportación del progreso. FAQ ## Lo que más suele aparecer en la conversación sobre GED Preguntas objetivas para alinear expectativas sobre el módulo y lo que realmente entrega hoy. ¿Qué funcionalidades entran en el módulo GED de Vindula? El módulo reúne carga con procesamiento automático, categorías jerárquicas, campos por categoría, etiquetas, versionado con comparación de cambios, política de vigencia, modo registro, lectura obligatoria, conexión con firma electrónica, búsqueda asistida por IA, integración con Google Drive y SharePoint, y colecciones curadas. ¿Qué es el modo registro del GED? Es el agrupamiento de documentos por valor de un campo personalizado, como CPF, número de contrato o ID de proceso. El panel muestra registros a la izquierda y documentos por registro a la derecha, con facetas para etiquetas y tipos, y enmascaramiento de campos sensibles. ¿Cómo funciona la vigencia de los documentos? Hay una política global por empresa (simple o compuesta) y sobreposiciones por categoría. Cada documento hereda la política o recibe configuración propia con fecha de inicio, fin y días de antelación para aviso. Al vencer, la descarga puede ser bloqueada o el acceso completamente restringido según la política. ¿El GED conecta con lectura obligatoria y firma? Sí. Los documentos pueden vincularse a obligaciones de lectura con plazo, prioridad y público objetivo. La plataforma acompaña progreso, tiempo dedicado y firma electrónica mediante métodos definidos por la empresa. El reporte de progreso puede exportarse para análisis interno. ¿El módulo reemplaza SharePoint o Google Drive? No. El GED integra con Google Drive y SharePoint para traer documentos existentes a una rutina más gobernada. La diferencia está en la gestión de vigencia, lectura obligatoria, firma, modo registro e historial de versiones. ¿Cómo empieza la implantación del GED? El proyecto puede empezar por el principal problema: centralizar documentos oficiales con versionado y vigencia. Después, según la necesidad, conecta lectura obligatoria, firma electrónica e integraciones. El módulo funciona en conjunto con comunicación, RR. HH. y capacitación cuando la empresa lo necesita. ## ¿Quieres ver cómo la gestión documental entra en tu proceso? La demostración guiada muestra versionado, vigencia, lectura obligatoria y conexión con firma electrónica en el contexto real de tu documento oficial. Agendar demostración guiada Ver la plataforma