# Documentos oficiales con control y trazabilidad | Vindula > Módulo de gestión documental para centralizar documentos oficiales con versionado, vigencia, categorías y trazabilidad en el mismo entorno. Source: https://vindula.ai/es/plataforma/ged GED # Documentos oficiales en la versión correcta, con control y trazabilidad Centraliza políticas, procedimientos y manuales con versionado, vigencia, categorías, lectura obligatoria y firma electrónica en el mismo entorno de la comunicación corporativa. Agendar demostración guiada Versionado con diff • Vigencia por categoría • Lectura obligatoria con firma • QR codes para acceso físico Control de versiones con historial accesible dentro del entorno oficial de documentos. Funcionalidades del módulo ## Qué incluye el módulo GED Vea las funcionalidades que forman parte del módulo y entran en la rutina de gestión documental. ### Documentos y categorías Centraliza documentos oficiales con categorías jerárquicas, campos personalizados, etiquetas y previsualización automática en el mismo entorno. - Carga y procesamiento automático Carga de documentos con conversión a PDF, generación de previsualización, portada y extracción de texto para indexación. - Categorías jerárquicas Árbol de categorías con herencia de configuraciones, vigencia, público objetivo y posprocesamiento por nivel. - Campos personalizados Campos por categoría con resolución automática de schema, usados para modo registro y extracción por IA. - Etiquetas con colores Marcadores visuales para clasificación libre, filtrables en búsqueda y modo registro. - Colecciones curadas Landing pages internas con documentos seleccionados, orden manual y URL compartible por slug. - Previsualización y visor Visor interno para PDF, vídeo y audio con tokens de acceso temporarios validados por RLS. ### Versionado e historial Control de versiones con diff, restore e historial accesible para cada documento oficial. - Historial de versiones Cada versión registrada con número, fecha, autor, tamaño y estado de procesamiento automático. - Carga de nueva versión Inserción de nueva versión con procesamiento automático y flag de posprocesamiento por IA opcional. - Diff lado a lado Comparación entre versiones con algoritmo LCS, inserciones, eliminaciones y resumen de alteraciones. - Restaurar versión Creación de nueva versión desde cualquier versión anterior, copiando contenido y metadatos. ### Vigencia y notificaciones Política de vigencia global o por categoría, con aviso anticipado, bloqueo de acceso y auditoría de actualización. - Política global y por categoría Modo simple (solo autor) o compuesto (autor + departamentos, equipos, usuarios) con duración y plazo configurables. - Notificación de expiración Alerta automático con días de antelación configurables por empresa, considerando el huso horario. - Bloqueo por vencimiento Documento vencido puede tener descarga bloqueada o acceso completamente restringido según política. ### Lectura obligatoria y firma Obligaciones de lectura con seguimiento de progreso, firma electrónica y auditoría de evidencia. - Obligaciones de lectura Vincula documentos a obligaciones con plazo, recurrencia, prioridad y público objetivo por departamento, equipo o usuario. - Seguimiento de progreso Progreso de 0 a 100% por obligación, con tiempo gastado y transición entre pendiente, en curso y completado. - Firma electrónica Métodos: simple, por contraseña, quiz, 2FA o confirmación con botón, todos con registro de IP y auditoría. - Exportación de reportes Reporte de progreso exportable en CSV y XLSX con filtro por público, plazo y estado. ### QR Codes y acceso físico QR codes para acceso físico a documentos con protección por PIN, token temporal y hubs agrupados. - Generación de QR por documento QR en SVG para impresión, con acceso público por URL y validación de PIN o token. - QR Hubs Agrupamiento de múltiples documentos y links en un solo QR, con orden manual y creación desde colecciones. - Protección y control Renovación, rotación y revocación de tokens y PINs con política por empresa, categoría o documento. ### Búsqueda y OCR Búsqueda por texto extraído vía OCR, búsqueda semántica con IA y respuestas con cita del documento original. - Extracción de texto (OCR) Procesamiento automático que extrae e indexa el contenido textual de PDFs e imágenes para búsqueda. - Búsqueda semántica Búsqueda por significado usando embeddings, disponible dentro del contenido de cada documento. - Respuestas con IA y cita Generación de respuestas automáticas con cita del fragmento original y guarda de inyección de prompt. ### Integraciones Sincronización bidireccional con Google Drive y Microsoft SharePoint con detección de cambios e importación automática. - Google Drive Autenticación OAuth, sincronización de carpeta a categoría con importación automática y versionado. - Microsoft SharePoint Soporte a OneDrive y SharePoint con navegación de carpetas, sincronización y pipeline de importación dedicado. Control operativo ## Lo que el equipo empieza a controlar día a día El valor del GED no está solo en el archivo. Está en mantener la versión correcta, la vigencia bajo control y la evidencia de lectura cuando la operación lo exige. Centralizar documentos oficiales en categorías jerárquicas con campos personalizados y etiquetas filtrables. Controlar versión, fecha de vigencia, responsable y historial accesible de cada documento oficial. Comparar versiones lado a lado con diff automático y restaurar cualquier versión anterior como nueva versión. Configurar política de vigencia global o por categoría con aviso anticipado y bloqueo de acceso al vencimiento. Vincular documentos a obligaciones de lectura con plazo, firma electrónica y exportación de reporte de progreso. Generar QR codes para acceso físico con protección por PIN, hubs agrupados y política de expiración. Buscar contenido dentro de documentos por OCR, semántica y obtener respuestas con IA citando el fragmento original. Sincronizar carpetas de Google Drive y SharePoint con categorías del GED, con importación automática y versionado. Conectado al resto de la plataforma ## GED no necesita un sistema para archivo, otro para lectura y otro para firma Cuando el GED entra en el mismo entorno del canal oficial, la empresa organiza documentos, públicos, evidencia y vigencia con menos fricción operativa. ### Comunicación oficial Cuando el documento necesita circular por público interno con contexto de publicación, el GED conversa con los canales de comunicación. Más información ### Recursos Humanos Políticas internas, ficha del colaborador y documentos de vacaciones pueden usar GED con modo registro y firma. Más información ### Capacitación y rutas Cuando el documento oficial necesita ser parte de jornada con evidencia de lectura y progreso obligatorio. Más información ### Firma electrónica Cuando el documento exige formalización con firma avanzada, validación pública y comprobante. Más información Mayor encaje ## Dónde este módulo suele tener más sentido La ganancia aparece más rápido cuando la operación depende de versión oficial, vigencia controlada y evidencia de lectura. ### Políticas internas con versión y vigencia Cuando el equipo necesita consultar el documento correcto sin dudas sobre vigencia y versión actual. ### Procedimientos con actualización formal Cuando cambios críticos necesitan historial claro de qué cambió, cuándo entró en vigor y quién aprobó. ### Documentos físicos con QR Code Cuando el documento necesita ser accesado en campo, obra o planta sin depender de copias impresas desactualizadas. ### Lectura y aceptación con evidencia Cuando la auditoría necesita comprobante de lectura, firma electrónica y exportación del progreso. FAQ ## Lo que más suele aparecer en la conversación sobre GED Preguntas objetivas para alinear expectativas sobre el módulo y lo que realmente entrega hoy. ¿Qué funcionalidades entran en el módulo GED de Vindula? El módulo reúne carga con procesamiento automático, categorías jerárquicas con campos personalizados, etiquetas, versionado con diff y restore, política de vigencia global y por categoría, modo registro, lectura obligatoria con firma electrónica, QR codes con protección por PIN, búsqueda por OCR y semántica con IA, integración con Google Drive y SharePoint, y colecciones curadas. ¿Qué es el modo registro del GED? Es el agrupamiento de documentos por valor de un campo personalizado, como CPF, número de contrato o ID de proceso. El panel muestra registros a la izquierda y documentos por registro a la derecha, con facetas para etiquetas y tipos, y enmascaramiento de campos sensibles. ¿Cómo funciona la vigencia de los documentos? Hay una política global por empresa (simple o compuesta) y sobreposiciones por categoría. Cada documento hereda la política o recibe configuración propia con fecha de inicio, fin y días de antelación para aviso. Al vencer, la descarga puede ser bloqueada o el acceso completamente restringido según la política. ¿El GED conecta con lectura obligatoria y firma? Sí. Los documentos pueden vincularse a obligaciones de lectura con plazo, prioridad y público objetivo. La plataforma rastrea progreso de 0 a 100%, registra tiempo gastado y permite firma electrónica con métodos variados (contraseña, quiz, 2FA, botón). El reporte de progreso es exportable en CSV y XLSX. ¿El módulo reemplaza SharePoint o Google Drive? No. El GED integra con Google Drive y SharePoint vía sincronización bidireccional de carpetas a categorías. Documentos existentes pueden ser importados automáticamente con versionado. La diferencia está en la gobernanza: vigencia, lectura obligatoria, firma y modo registro no existen en los drives nativos. ¿Cómo empieza la implantación del GED? El proyecto puede empezar por el principal problema: centralizar documentos oficiales con versionado y vigencia. Después, según la necesidad, conecta lectura obligatoria, firma, QR codes e integraciones. El módulo funciona en conjunto con comunicación, RR. HH. y capacitación cuando la empresa lo necesita. ## ¿Quieres ver cómo la gestión documental entra en tu proceso? La demostración guiada muestra versionado, vigencia, lectura obligatoria y QR codes en el contexto real de tus documentos oficiales. Agendar demostración guiada Ver la plataforma