# BPMS para gestión de procesos internos | Vindula > BPMS de Vindula para mapear aprobaciones, compras y onboarding con flujos por fases, campos, responsables, anexos e historial auditable. Source: https://vindula.ai/es/plataforma/bpms Módulo de gestión de procesos # BPMS para sacar procesos críticos del correo y la planilla Modela aprobaciones, compras, onboarding y solicitudes internas en Cosmos con fases, campos, responsables, anexos e historial auditable. Reúne comunicación, documentos y capacitaciones en un solo lugar. Empieza por lo más importante para tu operación hoy. Agendar demostración guiada Ver funcionalidades Compras • Onboarding • Solicitudes internas • Anexos • Historial Aprobación de compras con presupuesto: pedido, valor, plazo y anexo antes de la decisión del gestor. Casos de uso reales ## Dolores operativos que BPMS resuelve La vitrina parte de flujos vistos en Cosmos: compras con presupuesto, onboarding entre RR. HH. y gestores, solicitudes internas con anexos e historial. ### Aprobaciones perdidas en correos Compras, reembolsos y términos dejan de circular por correo. El equipo modela Pedido creado, Solicitud registrada, Triage de datos y presupuesto, Aprobación del gestor y Compra liberada. ### Falta de rastreabilidad Cada registro muestra fase actual, responsable, comentarios, anexos, transiciones e historial auditable. La decisión deja de depender de memoria, planilla o mensaje perdido. ### Onboarding entre RR. HH., TI y gestor La integración de colaboradores puede combinar campos obligatorios, documentos anexos, capacitaciones y responsables por fase, manteniendo a todos en el mismo Cosmos. ### Solicitudes internas sin estándar Calidad, facilities, compras y administración usan formularios por fase, campos como valor, fecha y anexo, además de permisos por usuario, grupo y rol. Storytelling visual ## Capturas que ponen al usuario dentro del proceso Las pantallas muestran contexto operativo: compra emergencial de EPIs, notebook para onboarding, triage de datos, aprobación del gestor y compra liberada. Pantalla 01 ### Gestión de flujos en /bpms/admin/flows La pantalla muestra el flujo activo 'Aprobación de compras con presupuesto', con filtros y acceso rápido a detalles o mapa para revisar fases, campos e historial. Contexto ideal: gestor de procesos revisa qué flujos existen, cuántas fases/campos tienen y abre detalles o mapa rápidamente. Pantalla 02 ### Triage de datos y presupuesto La fase pide ítem solicitado, valor estimado, plazo de compra y presupuesto anexo antes de enviar la decisión al gestor. Contexto ideal: analista convierte una aprobación informal en formulario controlado con datos mínimos y evidencias antes de la decisión. Pantalla 03 ### Inbox con registros pendientes El inbox muestra pedidos con nombre operativo: EPIs para obra Norte y notebook para onboarding, cada uno con fase, plazo, estado y acción Asumir. Contexto ideal: responsable abre el inbox y ve qué necesita tratar, sin buscar aprobaciones en conversaciones paralelas. Pantalla 04 ### Mapa visual de fases El mapa organiza el camino real de compra: pedido creado, solicitud registrada, triage de datos y presupuesto, aprobación del gestor y compra liberada. Contexto ideal: dirección entiende el camino de la solicitud en segundos mientras el equipo técnico mantiene la estructura editable. Funcionalidades del módulo ## Del diseño del flujo a la ejecución en inbox BPMS combina administración visual, campos por fase, transiciones, permisos y registros operativos en una experiencia padronizada por el Design System de Cosmos. ### Modelado del flujo Crea flujos con fases, campos y transiciones en el admin de Cosmos. - Gestión en /bpms/admin/flows Listado, filtros y acciones en el shell de Cosmos para revisar flujos activos, fases, campos y mapa. - Fases del proceso Etapas como pedido creado, solicitud registrada, triage, aprobación del gestor y compra liberada. - Campos por fase Título, texto, selección, fecha, persona, departamento, unidad, corporativo y archivo según la necesidad del flujo. - Transiciones nombradas Acciones como registrar, triar pedido, enviar y aprobar llevan el registro de una fase a otra. ### Ejecución operativa Acompaña registros, responsables y decisiones en el inbox de procesos. - Inbox Registros por flujo, fase, estado y período, con búsqueda unificada y actualización automática. - Asumir registro Usuario autorizado asume responsabilidad antes de tratar el pendiente. - Comentarios e historial Contexto, decisiones y cambios de fase quedan juntos en el registro. - Anexos protegidos Presupuestos, evidencias y archivos del registro siguen el flujo seguro API/R2. ### Gobernanza del proceso Permisos, rastro de auditoría y mapa visual reducen pérdida de contexto. - Permisos por flujo Acceso por usuario, grupo, rol del proceso y alcance seguro por tenant. - Historial auditable Creaciones, asunciones, comentarios, anexos y transiciones quedan rastreables. - Mapa readonly en el registro La visualización del flujo ayuda a quien analiza la solicitud a entender dónde está. - Auditoría por tenant Eventos relevantes cargan contexto de empresa, usuario y operación. Control operativo ## Lo que deja de depender de memoria, correo o planilla El valor aparece cuando cada solicitud tiene fase actual, responsable, campos obligatorios, evidencias y rastro de decisión dentro de Cosmos. Cambiar aprobaciones sueltas por registros con fase actual, responsable y siguiente paso claro. Definir campos antes de la decisión: ítem solicitado, valor estimado, plazo de compra y presupuesto anexo. Acompañar pendientes por flujo, fase, estado y período sin planilla paralela. Registrar comentarios, anexos y transiciones en el mismo historial del proceso. Conectar procesos a documentos, capacitaciones, comunicación y gamificación sin crear otro login aislado. Conectado al resto de la plataforma ## Proceso formal sin crear otra isla BPMS vive en el mismo entorno de comunicación, documentos, capacitaciones, perfiles y gamificación. Esto reduce fricción, evita una herramienta aislada y ayuda al colaborador a seguir el proceso en el canal que ya usa. ### Comunicación Comunicados pueden orientar el inicio de un proceso formal cuando el mensaje exige ejecución y decisión. Más información ### GED Presupuestos, términos y evidencias acompañan el registro y pueden conversar con la gestión documental. Más información ### Capacitaciones Onboarding y procesos de conformidad pueden apuntar a rutas y obligaciones de capacitación. Más información ### Gamificación Stardust y el engagement de Cosmos ayudan a sostener la adhesión al proceso sin depender de cobranza manual. Más información Mayor encaje ## Empieza por el proceso que más duele hoy La mejor implantación no empieza por catálogo. Empieza por un flujo visible, con responsables claros e impacto directo en la operación. ### Aprobación de compras Cuando valor, presupuesto, plazo y decisión necesitan quedar juntos del pedido a la conclusión. ### Onboarding de colaboradores Cuando RR. HH., TI, gestor, documentos y capacitaciones necesitan seguir una secuencia controlada. ### Calidad y compliance Cuando evidencias, aceptación, comentarios e historial auditable importan tanto como la aprobación. ### Operaciones distribuidas Cuando unidades diferentes necesitan seguir el mismo flujo sin perder contexto local. FAQ ## Preguntas comunes antes de mapear el primer flujo Respuestas para alinear alcance: cuándo usar BPMS, cómo se conecta a Cosmos y qué límites mantener claros en la demo. ¿BPMS reemplaza tareas simples? No. Tareas resuelve ejecución simple con responsable y plazo. BPMS entra cuando hay fases, campos, transiciones, anexos, permisos e historial por registro. ¿Cómo empieza un área con un flujo real? El camino más seguro es elegir un dolor operativo visible, como aprobación de compras con presupuesto, y mapear fases, campos mínimos, responsables y evidencias antes de expandir a otros procesos. ¿Qué tipos de campo aparecen en el flujo? El flujo actual trabaja con título, texto, selección, fecha, persona, departamento, unidad, campo corporativo y archivo, organizados por fase. ¿Cómo empezar sin aumentar costo y complejidad? Elige un proceso de alto roce, como compras u onboarding. La demo guiada mapea fases, campos y responsables dentro de Cosmos, evitando empezar por una herramienta aislada. ¿Hay integraciones externas y webhooks? No en esta página. El posicionamiento cubre procesos internos en Cosmos: flujos, fases, campos, registros, anexos, comentarios, permisos e historial auditable. ## ¿Quieres convertir una aprobación perdida en flujo rastreable? En la demo, partimos de un proceso real de tu operación y diseñamos fases, campos, responsables, anexos y puntos de participación en Cosmos. Agendar demostración guiada Ver la plataforma