La migración de intranet no debe ser una copia de páginas antiguas hacia una plataforma nueva. Si la empresa migra todo sin revisión, también lleva contenidos vencidos, documentos duplicados, páginas sin dueño y problemas de búsqueda.
Migrar es una oportunidad para limpiar, organizar y definir gobernanza.
Antes de la migración
Revisa el entorno actual:
- qué páginas tienen acceso recurrente;
- qué contenidos están vencidos;
- qué documentos tienen versiones duplicadas;
- qué áreas mantienen carpetas paralelas;
- qué búsquedas no devuelven resultado;
- qué contenidos no tienen owner.
Este análisis separa lo que debe migrarse de lo que debe archivarse.
Clasifica contenidos
Usa cuatro grupos:
- Migrar: contenido actual, útil y con dueño.
- Revisar: contenido útil, pero desactualizado.
- Archivar: histórico que debe existir, pero no aparecer en el día a día.
- Eliminar: duplicado, obsoleto o sin valor.
No permitas que todo caiga automáticamente en el grupo "migrar".
Checklist operativo
- Definir la taxonomía de la nueva intranet.
- Mapear owners por área.
- Revisar documentos críticos.
- Definir reglas de permisos.
- Estandarizar títulos y descripciones.
- Redireccionar contenidos más accedidos.
- Probar la búsqueda con usuarios reales.
- Comunicar el cambio por público.
- Capacitar autores y aprobadores.
- Medir adopción en las primeras semanas.
Atención a los documentos
Los documentos son el punto más sensible. Antes de migrar, confirma versión vigente, responsable, validez, público autorizado, necesidad de historial y relación con comunicados o capacitaciones.
Si existe GED, la intranet debe apuntar a la fuente oficial en lugar de multiplicar anexos.
Después de la migración
El trabajo continúa. En los primeros 60 días, acompaña búsquedas sin resultado, páginas con bajo acceso, dudas en canales paralelos, documentos vencidos, feedback de autores y pendientes de lectura obligatoria.
Estas señales muestran dónde la nueva intranet aún necesita ajustes.
Dónde encaja Vindula
Vindula apoya la migración hacia software de intranet con plataforma de intranet, GED y base de conocimiento.
Una buena migración de intranet no preserva el pasado por inercia. Reconstruye la experiencia interna con menos contenido, más claridad y gobernanza real.