# Archivo digital corporativo organizado | Vindula > Organiza archivos que ya son digitales en una biblioteca corporativa con categorías, búsqueda, permisos, versionado, vigencia e historial en Vindula. Source: https://vindula.ai/es/archivo-digital-corporativo Archivo digital corporativo # Encuentra y controla la versión correcta Archivos digitales organizados para encontrar y usar la versión correcta Vindula reúne archivos que ya son digitales en una biblioteca corporativa con categorías, búsqueda, permisos, versionado, vigencia e historial. Agendar demostración Archivos ya digitales • Categorías y metadatos • Búsqueda • Versión y vigencia Búsqueda con filtros y categorías en un archivo de documentos digitales. Funcionalidades existentes ## Lo que Vindula ofrece para el archivo digital Recursos actuales de la Biblioteca para organizar, localizar, controlar y distribuir documentos digitales dentro de la empresa. ### Organización del archivo Estructura documentos por categoría, contexto y metadatos para reducir la dependencia de nombres de archivo y carpetas sueltas. - Categorías jerárquicas Organiza el archivo en árboles de categorías con configuraciones heredadas por nivel. - Campos y etiquetas Usa campos personalizados y etiquetas para clasificar, filtrar y contextualizar documentos. - Colecciones seleccionadas Reúne documentos seleccionados en colecciones internas con orden manual, búsqueda y filtros. - Modo registro Agrupa documentos por un campo identificador, como colaborador, contrato, matrícula, obra o proceso. ### Búsqueda y consulta Encuentra documentos por nombre, categoría, campos, etiquetas y contenido procesado, con visualización en el propio entorno. - Búsqueda con filtros Combina texto, categoría, etiqueta, período y orden para llegar al conjunto correcto. - Contenido consultable El procesamiento de documentos extrae contenido para apoyar la búsqueda en PDF e imágenes. - Visualización controlada Consulta PDF, videos y audios en el visor de Vindula según los permisos definidos. - Consulta asistida por IA Cuando está habilitada, la IA ayuda a consultar el contenido y presenta referencias a los fragmentos usados en la respuesta. ### Control documental Mantén versión, vigencia, historial y acceso bajo control sin tratar cada archivo como una copia aislada. - Historial de versiones Registra nuevas versiones con fecha, autoría y estado de procesamiento. - Comparación y restauración Compara versiones y recupera una versión anterior como nueva referencia, preservando el historial. - Vigencia y vencimiento Configura vigencia global, por categoría o por documento, con avisos y bloqueos según la política. - Permisos y públicos Controla quién puede consultar, administrar, compartir o descargar documentos y categorías. ### Distribución y conexiones Conecta el documento oficial con lecturas, firmas, comunicación y proveedores de archivos cuando el flujo lo requiera. - Lectura obligatoria Vincula documentos a obligaciones con público, plazo, prioridad y seguimiento del progreso. - Firma electrónica Conecta documentos con flujos de aceptación o firma con destinatarios, evidencias y seguimiento. - Feed y Chat Comparte documentos de la Biblioteca en los canales internos respetando las reglas de acceso. - Google Drive y Microsoft Cuando están configuradas, las integraciones con Google Drive, OneDrive y SharePoint apoyan vínculo, importación y sincronización. Biblioteca en uso ### Organización y control visibles en el propio archivo Colecciones para reunir documentos relacionados Los documentos seleccionados pueden presentarse en una colección con búsqueda, categorías, etiquetas y un orden definido por el equipo. Historial y comparación de versiones El equipo sigue la versión actual, compara cambios y puede restaurar una versión anterior preservando el historial. Control operativo ## Lo que el equipo empieza a controlar El archivo deja de depender solamente de la carpeta o del nombre del archivo y pasa a reunir contexto, acceso, versión y vigencia. Estructurar archivos que ya son digitales por categoría, campo, etiqueta y colección. Localizar documentos por texto, filtros y contenido procesado. Definir quién puede visualizar, administrar, compartir o descargar cada contenido. Acompañar la versión actual, el historial, la autoría y los cambios del documento. Configurar vigencia, avisos y restricciones para documentos vencidos. Agrupar documentos por colaborador, contrato, matrícula, obra u otro identificador. Vincular documentos con lectura obligatoria o firma cuando se necesite evidencia. Conectar proveedores externos al archivo cuando las integraciones estén configuradas. Consulta asistida por IA ## Cómo funciona el análisis de documentos con IA En el visor de PDF, el usuario puede pedir un resumen, identificar puntos importantes o hacer preguntas sobre el contenido. La respuesta se construye a partir de fragmentos del propio documento y presenta las referencias utilizadas. ### Contenido preparado para consulta El procesamiento extrae el texto del PDF para que el contenido pueda buscarse y usarse para responder preguntas. ### Pregunta enfocada en el documento El usuario puede pedir un resumen, los puntos principales o acciones y recomendaciones. La consulta recupera solamente fragmentos relevantes del documento abierto. ### Respuesta con referencias La IA indica los fragmentos usados en la respuesta. Si no encuentra contenido suficiente, informa que el documento no contiene información suficiente para responder. Clasificación asistida ### La IA también puede apoyar títulos y campos Cuando está configurado, el posprocesamiento usa el contenido extraído para sugerir títulos o completar campos personalizados definidos por la empresa. Configuración opcional de acciones de IA después del procesamiento del documento. Disponibilidad y límites. La consulta requiere la capacidad de IA habilitada y de un PDF con texto procesado. Respeta los permisos de visualización del documento y apoya la lectura; el archivo original sigue siendo la fuente de verificación. De archivos dispersos a un archivo organizado ## Una biblioteca corporativa para el contenido que tu empresa ya produce La organización puede empezar con los archivos digitales existentes. Categorías, campos, etiquetas y permisos dan contexto al archivo; búsqueda, versiones y vigencia apoyan la consulta y el mantenimiento a lo largo del tiempo. ### Gestión documental Conoce en detalle los recursos de versión, vigencia, categorías, modo registro y trazabilidad del GED. Más información ### Google y Microsoft Descubre cómo Google Drive, OneDrive y SharePoint pueden conectarse con la Biblioteca según el proyecto. Más información ### Firma electrónica Usa el documento organizado como origen de flujos con destinatarios, seguimiento y comprobantes. Más información ### Comunicación interna Lleva el documento oficial a publicaciones y canales internos sin perder las reglas de acceso. Más información Dónde tiene más sentido ## Escenarios donde el archivo gana valor operativo La adherencia es mayor cuando los documentos cambian con el tiempo, atienden a públicos diferentes o necesitan encontrarse con contexto. ### Políticas y procedimientos Cuando normas, procedimientos e instrucciones necesitan versión, vigencia, público y consulta controlada. ### Operaciones con varias unidades Cuando áreas, tiendas, obras, plantas o sucursales necesitan consultar la misma fuente oficial. ### Documentos por registro Cuando el archivo necesita agruparse por colaborador, matrícula, contrato, obra o proceso. ### Materiales oficiales recurrentes Cuando modelos, manuales y documentos de referencia cambian con el tiempo y necesitan historial. FAQ ## Preguntas sobre el archivo digital en Vindula Respuestas directas sobre el alcance actual de la Biblioteca y los límites de esta oferta. ¿Vindula digitaliza documentos en papel? No. Esta oferta trata de la organización y gestión de archivos que ya son digitales. La digitalización física, el transporte, la guarda y el descarte de documentos no forman parte de las funcionalidades actuales de Vindula. ¿Qué forma un archivo digital en Vindula? La Biblioteca reúne documentos, videos y audios en categorías, colecciones, campos personalizados y etiquetas. El contenido puede tener permisos, versiones, vigencia, historial y vínculos con otros flujos de la plataforma. ¿Es posible buscar dentro de los documentos? Sí. El procesamiento extrae contenido para apoyar la búsqueda en PDF e imágenes. Cuando la capacidad de IA está habilitada, también es posible hacer consultas asistidas con referencias a los fragmentos usados en la respuesta. ¿Cómo se controla el acceso a los documentos? Los permisos definen quién puede consultar y administrar categorías y documentos. El uso compartido en Feed y Chat respeta las reglas de acceso del contenido original. ¿El archivo sustituye Google Drive, OneDrive o SharePoint? No necesariamente. Cuando están configuradas, las integraciones pueden vincular, importar o sincronizar contenidos de estos proveedores con la Biblioteca. El diseño depende de las credenciales, los permisos y el alcance definido para la empresa. ¿Cómo empieza la organización del archivo? El punto de partida es definir categorías, campos, etiquetas, públicos y reglas de acceso. Después, los archivos pueden entrar por carga o mediante las integraciones configuradas, con procesamiento y revisión dentro de la Biblioteca. ¿Vindula garantiza validez jurídica para todo documento? No. Vindula ofrece organización, control de acceso, historial, lectura obligatoria y flujos de firma. La validez de cada documento o firma depende del tipo de acto, de las reglas aplicables y de la configuración adoptada por la empresa. ## Descubre cómo tus archivos digitales pueden ganar organización y control En la demostración, mostramos categorías, búsqueda, permisos, versiones, vigencia y los recursos configurables que tienen sentido para tu archivo. Agendar demostración Conocer la gestión documental