# Acervo digital corporativo organizado | Vindula > Organize arquivos já digitais em uma biblioteca corporativa com categorias, busca, permissões, versionamento, vigência e histórico no Vindula. Source: https://vindula.ai/acervodigital Acervo digital corporativo # Encontre e controle a versão certa Arquivos digitais organizados para encontrar e usar a versão certa O Vindula reúne arquivos que já estão digitais em uma biblioteca corporativa com categorias, busca, permissões, versionamento, vigência e histórico. Agendar demonstração Arquivos já digitais • Categorias e metadados • Busca • Versão e vigência Busca com filtros e categorias em um acervo de documentos digitais. Funcionalidades existentes ## O que o Vindula entrega para o acervo digital Recursos atuais da Biblioteca para organizar, localizar, controlar e distribuir documentos digitais dentro da empresa. ### Organização do acervo Estruture documentos por categoria, contexto e metadados para reduzir a dependência de nomes de arquivo e pastas soltas. - Categorias hierárquicas Organize o acervo em árvores de categorias com configurações herdadas por nível. - Campos e etiquetas Use campos personalizados e etiquetas para classificar, filtrar e contextualizar documentos. - Coleções selecionadas Reúna documentos escolhidos em coleções internas com ordenação manual, busca e filtros. - Modo registro Agrupe documentos por um campo identificador, como colaborador, contrato, matrícula, obra ou processo. ### Busca e consulta Encontre documentos por nome, categoria, campos, etiquetas e conteúdo processado, com visualização no próprio ambiente. - Busca com filtros Combine texto, categoria, etiqueta, período e ordenação para chegar ao conjunto certo. - Conteúdo pesquisável O processamento de documentos extrai conteúdo para apoiar a busca em PDFs e imagens. - Visualização controlada Consulte PDFs, vídeos e áudios no visualizador do Vindula conforme as permissões definidas. - Consulta assistida por IA Quando habilitada, a IA ajuda a consultar o conteúdo e apresenta referências aos trechos usados na resposta. ### Controle documental Mantenha versão, vigência, histórico e acesso sob controle sem tratar todo arquivo como uma cópia isolada. - Histórico de versões Registre novas versões com data, autoria e status de processamento. - Comparação e restauração Compare versões e retome uma versão anterior como nova referência, preservando o histórico. - Vigência e vencimento Configure validade global, por categoria ou por documento, com avisos e bloqueios conforme a política. - Permissões e públicos Controle quem pode consultar, administrar, compartilhar ou baixar documentos e categorias. ### Distribuição e conexões Conecte o documento oficial a leituras, assinaturas, comunicação e provedores de arquivos quando o fluxo exigir. - Leitura obrigatória Vincule documentos a obrigações com público, prazo, prioridade e acompanhamento de progresso. - Assinatura eletrônica Conecte documentos a fluxos de aceite ou assinatura com destinatários, evidências e acompanhamento. - Feed e Chat Compartilhe documentos da Biblioteca nos canais internos respeitando as regras de acesso. - Google Drive e Microsoft Quando configuradas, integrações com Google Drive, OneDrive e SharePoint apoiam vínculo, importação e sincronização. Biblioteca em uso ### Organização e controle visíveis no próprio acervo Coleções para reunir documentos relacionados Documentos selecionados podem ser apresentados em uma coleção com busca, categorias, etiquetas e ordenação definida pela equipe. Histórico e comparação de versões A equipe acompanha a versão atual, compara alterações e pode restaurar uma versão anterior preservando o histórico. Controle operacional ## O que a equipe passa a controlar O acervo deixa de depender somente da pasta ou do nome do arquivo e passa a reunir contexto, acesso, versão e vigência. Estruturar arquivos já digitais por categoria, campo, etiqueta e coleção. Localizar documentos por texto, filtros e conteúdo processado. Definir quem pode visualizar, administrar, compartilhar ou baixar cada conteúdo. Acompanhar versão atual, histórico, autoria e alterações do documento. Configurar vigência, alertas e restrições para documentos vencidos. Agrupar documentos por colaborador, contrato, matrícula, obra ou outro identificador. Vincular documentos a leitura obrigatória ou assinatura quando houver necessidade de evidência. Conectar provedores externos ao acervo quando as integrações estiverem configuradas. Consulta assistida por IA ## Como funciona a análise de documentos com IA No visualizador de PDFs, o usuário pode pedir um resumo, identificar pontos importantes ou fazer perguntas sobre o conteúdo. A resposta é construída a partir de trechos do próprio documento e apresenta as referências utilizadas. ### Conteúdo preparado para consulta O processamento extrai o texto do PDF para que o conteúdo possa ser pesquisado e usado para responder às perguntas. ### Pergunta focada no documento O usuário pode pedir um resumo, os pontos principais ou ações e recomendações. A consulta recupera somente trechos relevantes do documento aberto. ### Resposta com referências A IA indica os trechos usados na resposta. Se não encontrar conteúdo suficiente, informa que o documento não traz informação suficiente para responder. Classificação assistida ### IA também pode apoiar títulos e campos Quando configurado, o pós-processamento usa o conteúdo extraído para sugerir títulos ou preencher campos personalizados definidos pela empresa. Configuração opcional de ações de IA após o processamento do documento. Disponibilidade e limites. A consulta depende da capacidade de IA habilitada e de um PDF com texto processado. Ela segue as permissões de visualização do documento e apoia a leitura; o arquivo original continua sendo a fonte de conferência. Do arquivo disperso ao acervo organizado ## Uma biblioteca corporativa para o conteúdo que sua empresa já produz A organização pode começar pelos arquivos digitais existentes. Categorias, campos, etiquetas e permissões dão contexto ao acervo; busca, versões e vigência apoiam a consulta e a manutenção ao longo do tempo. ### Gestão documental Conheça em detalhe os recursos de versão, vigência, categorias, modo registro e rastreabilidade do GED. Saiba mais ### Google e Microsoft Veja como Google Drive, OneDrive e SharePoint podem se conectar à Biblioteca conforme o projeto. Saiba mais ### Assinatura eletrônica Use o documento organizado como origem de fluxos com destinatários, acompanhamento e comprovantes. Saiba mais ### Comunicação interna Leve o documento oficial para publicações e canais internos sem perder as regras de acesso. Saiba mais Onde faz mais sentido ## Cenários em que o acervo ganha valor operacional A aderência é maior quando documentos mudam ao longo do tempo, atendem públicos diferentes ou precisam ser encontrados com contexto. ### Políticas e procedimentos Quando normas, POPs e instruções precisam de versão, vigência, público e consulta controlada. ### Operações com várias unidades Quando áreas, lojas, obras, plantas ou filiais precisam consultar a mesma fonte oficial. ### Documentos por registro Quando o acervo precisa ser agrupado por colaborador, matrícula, contrato, obra ou processo. ### Materiais oficiais recorrentes Quando modelos, manuais e documentos de referência mudam ao longo do tempo e precisam de histórico. FAQ ## Perguntas sobre o acervo digital no Vindula Respostas diretas sobre o escopo atual da Biblioteca e os limites desta oferta. O Vindula digitaliza documentos em papel? Não. Esta oferta trata da organização e gestão de arquivos que já estão digitais. Digitalização física, transporte, guarda e descarte de documentos não fazem parte das funcionalidades atuais do Vindula. O que forma um acervo digital no Vindula? A Biblioteca reúne documentos, vídeos e áudios em categorias, coleções, campos personalizados e etiquetas. O conteúdo pode ter permissões, versões, vigência, histórico e vínculos com outros fluxos da plataforma. É possível pesquisar dentro dos documentos? Sim. O processamento extrai conteúdo para apoiar a busca em PDFs e imagens. Quando a capacidade de IA está habilitada, também é possível fazer consultas assistidas com referência aos trechos usados na resposta. Como o acesso aos documentos é controlado? Permissões definem quem pode consultar e administrar categorias e documentos. O compartilhamento no Feed e no Chat respeita as regras de acesso do conteúdo original. O acervo substitui Google Drive, OneDrive ou SharePoint? Não necessariamente. Quando configuradas, as integrações podem vincular, importar ou sincronizar conteúdos desses provedores com a Biblioteca. O desenho depende das credenciais, permissões e do escopo definido para a empresa. Como começa a organização do acervo? O ponto de partida é definir categorias, campos, etiquetas, públicos e regras de acesso. Depois, os arquivos podem entrar por upload ou pelas integrações configuradas, com processamento e revisão dentro da Biblioteca. O Vindula garante validade jurídica para todo documento? Não. O Vindula oferece organização, controle de acesso, histórico, leitura obrigatória e fluxos de assinatura. A validade de cada documento ou assinatura depende do tipo de ato, das regras aplicáveis e da configuração adotada pela empresa. ## Veja como seus arquivos digitais podem ganhar organização e controle Na demonstração, mostramos categorias, busca, permissões, versões, vigência e os recursos configuráveis que fazem sentido para o seu acervo. Agendar demonstração Conhecer o GED